À quoi sert un tampon encreur en entreprise ?

Tampons personnalisés, administratifs, dateurs, numéroteurs… Il existe une multitude de tampons encreurs et il est parfois difficile de les différencier. On vous propose de faire le point aujourd’hui sur les différents modèles et leurs spécificités.

Un tampon encreur pour chaque usage

Même si l’instrument peut paraître anodin, il n’en reste pas moins un peu technique. Selon le type de marquage souhaité (texte, chiffre, date, visuel) et son objectif (relations avec les clients, fournisseurs ou administrations), on ne choisit pas le même tampon.

Pour authentifier : le tampon personnalisable

C’est, sans aucun doute, le premier tampon auquel on pense ! Le tampon traditionnel sert à identifier et authentifier l’entreprise ou l’administration émettant ou signant un document. Il permet d’indiquer en un geste les informations importantes telles que sa dénomination commerciale, son adresse, son numéro de téléphone et les numéros d’immatriculation légaux. Ces tampons existent sous de nombreuses variantes et les empreintes sont entièrement personnalisables en fonction des besoins de chaque entreprise.

Pour organiser : le tampon à formule standard

Pour gérer le courrier, le trier, classer les documents, il n’y a pas plus simple. Avec des formules de texte standards de type « Payé », « Copie », « Confidentiel », « Reçu le », « Validé », « Rappel », « Urgent », « Relance », « Bon à payer », les tampons encreurs classiques se déclinent en une multitude de modèles métalliques ou bois. Tamponnez, hop, c’est rangé !

Pour numéroter : le tampon numéroteur

Bon, certes, ça ne semble pas être le tampon le plus indispensable (à part peut-être pour Forrest Gump), mais il se peut que la numérotation de documents soit plus stratégique que vous ne le pensez dans votre entreprise (sauf si Forrest travaille avec vous, of course). Dans un dossier aussi épais qu’un dictionnaire, cela peut servir, par exemple, à déterminer l’ordre dans lequel les documents ont été émis. Pour info, si vous êtes intéressés, sachez qu’il existe deux types de tampon numéroteur : des modèles à incrémentation automatique ou manuelle.

Pour dater : le tampon dateur

« On a reçu quand, ce courrier ? », « Et cette facture, on l’a payée quand ? »… Si vous avez déjà entendu ça au bureau : il y a urgence ! Pour éviter - entre autre - de payer deux fois la même facture, adoptez un tampon dateur (le comptable vous remerciera). Ils vous permettront de remonter dans l’historique de la société et de savoir à quel moment précis un document a été émis ou reçu. Doté d’un système à encrage manuel, le tampon dateur est muni d’une empreinte chiffrée réglable en un petit tour de mollette.

On espère vous avoir éclairé sur ce sujet qui ne manque finalement pas de cachet (ah ah). Si jamais vous avez besoin de conseils d’achat ou de création, n’hésitez pas à consulter nos articles Comment choisir un tampon encreur ? et Comment créer un tampon encreur personnalisé ?