Équiper une salle de réunion en 3 étapes
On passe 40 ans de notre vie en moyenne au bureau, dont 16 années consacrées uniquement aux réunions !
À l'évidence, cet espace de travail collectif se doit d'être confortable et bien pensé... Voici
quelques conseils pour aménager au
mieux votre salle de réunion, haut lieu d'effervescence et de remue-méninges :)

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BIEN GÉRER L'ESPACE DE LA SALLE DE RÉUNION
Avant de se lancer bille en tête dans l'achat de mobilier, réfléchissez à la
configuration de la pièce que vous souhaitez transformer en salle de réunion. L'aménagement va dépendre de
plusieurs critères : la surface totale bien sûr, le nombre
maximum de personnes à accueillir, la taille des plans de travail, le mobilier annexe souhaité… L'idée étant
que cette pièce soit suffisamment grande et spacieuse pour que chacun puisse circuler librement autour de la
table et des murs alentours.
Autre point important à prendre en compte en amont : l'espace personnel. Pour des échanges sereins et
dynamiques, pas question d'être collés serrés comme des sardines ! Une salle de réunion doit être agréable
et respecter l'espace
vital de chacun. Pour cela, comptez au moins 60 cm par personne assise en position d'écoute, et 60 à 70 cm
par personne assise en situation de travail (prise de notes, utilisation d'un ordinateur portable...). Pour
le confort de tous, l'installation
d'un système de ventilation est également recommandée pour l'été, et un bon chauffage pour l'hiver. Rien de
tel qu'une chaleur étouffante ou des doigts gelés pour assommer les neurones...
Le système d'éclairage doit lui aussi contribuer
à favoriser la concentration et une bonne visibilité dans toutes les situations. Privilégiez si possible un
éclairage général direct avec une lumière proche de la lumière naturelle.
2CHOISIR LE MOBILIER DE RÉUNION
Les sièges de réunionQue ce soient des réunions d'échange, de présentation, de brainstorming… peu importe ! Pour
qu'elles se déroulent dans les meilleures conditions possibles, il est important que vos invités
soient bien installés… et cela passe en priorité par des assises confortables. Pour des sièges
utilisés de manière occasionnelle, une qualité standard peut suffire. Mais dès que la réunion
dépasse une heure : ouille ouille ouille ! Préférez donc investir dès le départ dans des
chaises de réunion avec
garnissage. Car si vos invités focalisent sur l'inconfort de leur popotin (qui par ricochet se
transforme rapidement en mal de dos), il est quasi certain que leur concentration ne sera pas
optimale...

La table de réunionElle est clé ! Elle doit être la plus conviviale possible pour que les participants se sentent à
l'aise. Votre choix se fera en fonction de vos besoins et de l'espace dont vous disposez. Une petite
table de réunion carrée, ronde, ovale, modulaire… Une
table de réunion en bois… en
verre… Il existe un large éventail de choix des formes mais aussi des matières… Pour
bien choisir votre
table de réunion, il y a donc différents critères à prendre en compte : les dimensions, la
modularité, la connectivité, le standing. Prenez le temps de vous poser les bonnes questions avant
l'achat.
Les rangementsUne salle de réunion doit être rangée. Des installations mobiles peuvent se glisser sous la table
de réunion ou bien prévoyez des
meubles de rangement, comme des
armoires à portes coulissantes ou des étagères murales.
Comme, dans les faits, l'entreprise ne dispose pas forcément de suffisamment de place pour
démultiplier les salles de rencontre, la solution peut être de jouer sur la modularité du mobilier,
en choisissant des articles susceptibles de
s'adapter facilement aux besoins du moment : mobilier démontable, empilable, à roulettes, des
luminaires avec variateur, etc. 
Zoom sur les espaces de réunion informels
Il n'y a pas que les réunions dans la vie !
Il y a aussi les réunions informelles et impromptues :)
Le plus souvent, elles ont lieu au coin d'un bureau, dans le couloir, les escaliers, l'ascenseur,
le parking, les toilettes,
devant la machine à café*... Bref. Toutes les occasions sont bonnes quand on croise un collègue pour se
tenir informé de l'avancement d'un projet ou d'une demande.
Pour cela, les entreprises aménagent de plus en plus de petits
espaces de réunion à l'intérieur même des open space pour faciliter ces échanges. On aperçoit aussi de
plus en plus des tables hautes dans le paysage du mobilier professionnel car elles permettent de brèves
réunions assis ou debout improvisées.
* Selon la 3ème édition de l'Observatoire de la vie des Français au bureau
réalisée par Kantar TNS pour Bruneau.
3PRÉVOIR ACCESSOIRES ET DES OUTILS DE TRAVAIL ADAPTÉS
Une réunion de créativité, une séance en groupe de travail ?Pour vos sessions de remue-méninges, il existe maintenant
des solutions
innovantes et très sympas pour dynamiser vos réunions : chevalets de table,
murs d'écriture mobiles, tableaux blancs, post-it géants… et accessoirement, prévoyez aussi un bon
animateur capable de tenir tout ce petit monde en haleine ! Veillez aussi à optimiser l'espace de
circulation car les participants,
souvent agités au cours des brainstormings, seront très certainement amenés à se déplacer pendant la
réunion.
Côté bien-être, vous pouvez également mettre à disposition une fontaine à eau, une cafetière
et autre théière pour
pouvoir faire des pauses informelles et conviviales durant les réunions.
Une réunion de présentation, une visioconférence ?
Les réunions de présentations sont parfois soporifiques, mais si la salle de réunion est
agréable, c'est déjà un bon point de départ ! Vous pouvez fixer un
vidéoprojecteur
au plafond ou sur un pan de mur. Il faut donc prévoir un emplacement pour un écran : en général, on
le place à l'une des extrémités
de la table de réunion à une distance idéale d'au moins 1,50 m de celle-ci.
L'accent doit être mis sur la visibilité de l'intervenant, notamment grâce à un bon éclairage et à un
système de sonorisation adéquat.
Petit détail (qui n'en n'est pas un) : il est important d'équiper la salle de suffisamment de
prises de courant et d'accès au réseau pour éviter les déconvenues.
Attention, si vous suivez tous ces conseils, vous risquez d'attraper une belle réunionite aigüe !
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Par Laura & Natacha,
Rédaction
Bruneau |

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