Entre présentiel et distanciel, comment bien mener une réunion asymétrique ?
Problèmes de micro, de caméra, de prise de parole… Les réunions qui accueillent à la fois des participants dans une salle et d’autres à distance sont souvent inconfortables. Dans le podcast Bruneau « SOS Réunions », Louis VAREILLE, expert en Réuniologie, délivre ses astuces pour les rendre efficaces.
Qu’est-ce qu’une réunion asymétrique ?
Le monde du travail est devenu définitivement hybride avec, pour conséquence, une multiplication des formats de réunion : présentielles, distancielles.
Avec deux types de réunion distancielle :
- les réunions symétriques comme celles que nous avons vécu durant le « Grand confinement » lorsque tous les participants sont logés à la même enseigne, tous à distance.
- et les réunions asymétriques avec une partie des participants dans une salle et les autres dispersés à distance. De par leur nature, l’animation de ces réunions est difficile. Avec des participants en « 1ère classe » et d’autres en « 2e classe ».
Pour rendre une réunion asymétrique plus efficace et plus agréable pour tout le monde, il y a deux principales choses à retenir.
Savoir bien utiliser le matériel de visioconférence et les applications
Le premier que vous venez d’évoquer, une technologie bien utilisée (haut-parleurs, visioconférence, vidéoprojecteur, audioconférence « pieuvre »…). Je suis parfois catastrophé de voir que des investissements lourds ont été faits et que leur usage est ridicule. Cela me fait penser à la première scène de Pretty Woman durant laquelle on voit Richard GERE incapable de passer la seconde sur son Aston Martin. Heureusement que Julia ROBERTS est là pour prendre les choses en main.
Voir les outils de visioconférence
Avoir une obsession pour les participants à distance
Mais le plus gros point, c’est l'obsession pour les distants. Vous devenez ne pensez qu’à eux.
Pour cela :
- commencez le tour de parole de lancement de la réunion par eux
- sollicitez-les toujours en premier durant la réunion « Paul, ton avis là-dessus ? »
- veillez aux bons comportements des présents : pas d’aparté, rappelez qu’il faut parler dans le micro et regarder la caméra
Il peut être utile de responsabiliser un des présents pour jouer le rôle de « régulateur empathique» ou d’ange gardien. Présent dans la salle, il sera attentif à l’expérience que vivent les gens à distance. Cette personne sera autorisée à intervenir pour réduire les apartés, pour rappeler de parler au micro, etc. Cette personne va contribuer à ce que les participants de 2e classe aient le sentiment d’être vraiment considérés.
Une dernière astuce ?
Rien de pire que de vivre une réunion en étant à distance et d’avoir le sentiment que les discussions continuent et que des décisions seront prises sans nous… ! Ces situations où vous recevez le compte-rendu et découvrez une décision contraire à ce qui avait été discuté durant la réunion.
Quand la réunion est terminée, les discussions doivent s’arrêter.