Comment numériser un document

Au travail comme à la maison, la numérisation de documents est devenue une pratique courante. Retrouvez les outils et conseils nécessaires pour conserver des archives en pdf, partager des informations, réduire l'encombrement du papier, utiliser un scanner… En bref, découvrez comment numériser efficacement tous vos documents.

Pourquoi numériser vos documents

Le scan offre de nombreux avantages, à commencer par le gain de place bien sûr ! Mais il permet aussi une sauvegarde sécurisée, un partage facilité ou encore une recherche rapide d’un document ou d’une image. Et pour devenir un pro de la numérisation, nous vous proposons une large gamme d’imprimantes et de scanners.

Les avantages de la numérisation

Le gain de place : Finis les classeurs et les tiroirs encombrés, les documents numérisés en pdf ne prennent que très peu de place sur un disque dur ou dans le cloud.
La sauvegarde et la sécurité : Un fichier numérique peut être facilement sauvegardé et est mieux protégé contre la perte ou la détérioration.
Le partage et la collaboration : Un document scanné peut être partagé instantanément avec d'autres personnes, facilitant ainsi la collaboration (et c’est aussi pratique en famille !).
La recherche et le classement : Les fichiers PDF et les images numérisées peuvent être classés et recherchés par mot-clé pour un accès rapide à l'information.
La réduction des coûts : Le scan permet également de réduire les coûts liés à l'impression, au stockage et à la gestion des documents papier dans une démarche écoresponsable.

Les types de documents à numériser

Presque tous les documents de format standard peuvent être numérisés. Les papiers administratifs (factures, contrats, relevés bancaires, etc.) sont sauvegardés, les documents personnels (photos, certificats, diplômes…) soigneusement classés, les correspondances transformées en fichiers pdf n’envahissent plus les tiroirs, les livres et les magazines peuvent être consultés sur écran et les scans de schémas ou de dessins se retrouvent facilement par mot-clé pour être édités ou partagés.

L'importance de la numérisation pour les entreprises

Dans les entreprises, la numérisation est devenue une nécessité incontournable pour maintenir leur compétitivité et leur efficacité. Si elle permet avant tout d'optimiser les processus en automatisant certaines tâches et en facilitant la circulation de l'information, elle contribue aussi à améliorer la productivité en offrant un accès rapide aux documents et en réduisant les tâches manuelles.

Scanner les documents professionnels aide également à assurer la conformité avec les réglementations sur la conservation des documents. Et enfin, en plus de préserver l’environnement, le scan permet de réduire les coûts en diminuant les dépenses liées au papier, à l'impression et au stockage.

Les outils nécessaires pour numériser un document

Pour numériser efficacement vos documents, vous devez choisir un appareil adapté à vos besoins parmi les modèles de bureau, à plat, à défilement ou portables. D'autres outils comme une imprimante multifonction avec scanner intégré ou un logiciel de reconnaissance optique de caractères peuvent aussi être utiles.

Comment choisir un scanner adapté à vos besoins

Le choix d'un scanner dépend de plusieurs facteurs : le type de documents à scanner, leur format, la fréquence d'utilisation, la résolution dont vous avez besoin, la vitesse de numérisation ou encore votre budget.

Si vous numérisez principalement des documents plats, un scanner à plat sera suffisant, tandis qu'un modèle à défilement avec alimentation automatique est recommandé pour des volumes importants.

La résolution et la qualité d'image sont également des paramètres à prendre en compte : pour des documents standards enregistrés en pdf, une résolution de 300 dpi est adéquate, mais pour des photos ou des illustrations, optez plutôt pour un scanner offrant 600 dpi ou plus.

Concernant la vitesse de scan (surtout si vous devez numériser de gros volumes), vérifiez le nombre de pages par minute (ppm) que le scanner peut traiter. Assurez-vous enfin qu’il dispose des options de connectivité nécessaires, telles qu'un usb, wi-fi ou bluetooth, pour répondre à vos besoins.

Voici les différents types de scanners en détail :

Les scanners de bureau à plat sont parfaits pour traiter des documents de taille standard, offrant à la fois une résolution élevée et une vitesse rapide. Fini les piles de papier, place à la simplicité d’archivage numérique ! Ces appareils transforment rapidement un document en fichier numérique sans l’abîmer. Ce type de scanner est particulièrement adapté aux environnements de bureau où la rapidité et la précision sont essentielles pour la gestion administrative.
Les scanners de bureau à défilement permettent de numériser efficacement des documents de grande taille tels que des plans ou des affiches. Grâce à leur système d'alimentation automatique, ils permettent une numérisation rapide et sans effort de gros volumes de papier et vous simplifient le processus d’archivage numérique.
Les scanners portables sont pratiques et efficaces où que vous soyez, même en déplacement. Légers et compacts, ils sont faciles à transporter. Grâce à leur connectivité sans fil, vous transférez directement un fichier numérisé vers un appareil mobile ou un ordinateur.
Les scanners d’archivage vous permettent de conserver et de préserver vos documents importants. Grâce à leur haute résolution et leur vitesse de numérisation élevée, ils convertissent rapidement vos archives papier en fichiers numériques sécurisés et facilement accessibles. Du scan d’un document ou d’une image à la digitalisation de photos, nos modèles vous garantissent des résultats exceptionnels.
Les scanners de diapos et négatifs sont parfaits pour vos précieuses photos anciennes. Ils permettent de convertir facilement vos images, diapositives et négatifs de photos en fichiers numériques de haute qualité, préservant ainsi vos souvenirs. Profitez d’une technologie de pointe pour une productivité optimale.

Autres outils utiles pour la numérisation

Vous pouvez utiliser d'autres outils pour optimiser le processus d’archivage numérique d’un document :

Une imprimante multifonction est un excellent choix si vous n’avez pas besoin d'un scanner dédié mais que vous souhaitez numériser des documents de temps en temps. Une imprimante multifonction, comme son nom l’indique, combine en effet les fonctions d'impression, de numérisation, de photocopie et parfois même de télécopie offrant ainsi une solution tout-en-un très pratique pour les utilisateurs à domicile ou dans les petits bureaux. Les imprimantes multifonctions sont faciles à utiliser et souvent équipées de fonctionnalités intuitives qui simplifient le processus de numérisation depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette quand elles sont équipées d’une connectivité sans fil.
Un logiciel de numérisation pour configurer les paramètres et effectuer des tâches de base comme la conversion en PDF. La plupart des modèles sont livrés avec un logiciel dédié.
Un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir un document numérisé en texte modifiable, facilitant ainsi la recherche et l'édition.
Un logiciel de traitement d'image pour retoucher et améliorer la qualité des images numérisées, comme Adobe Photoshop ou GIMP.

Guide étape par étape pour numériser un document

En suivant ces étapes simples, avant, pendant et après le passage de vos documents dans le scanner, vous serez en mesure de transformer efficacement tous vos supports papier en fichiers numériques et de profiter des nombreux avantages de la numérisation.

La préparation du document

Lissez les pages : retirez les agrafes, les trombones et les plis pour obtenir une numérisation nette. Nettoyez-les : essuyez la poussière et les taches pour une meilleure qualité d'image. Triez-les : assurez-vous que vos pages sont dans le bon ordre.

La numérisation avec un scanner

Bon à savoir : suivez les mêmes étapes pour numériser un document avec une imprimante multifonction. Sélectionnez-la dans la liste des appareils connectés et cliquez sur l’icône correspondante et choisissez les paramètres comme sur un scanner.

L’optimisation du fichier numérisé

Une fois votre document numérisé, vous pouvez effectuer quelques étapes supplémentaires pour optimiser le fichier. Vérifiez la qualité de l'image et effectuez des ajustements si nécessaire (luminosité, contraste, etc.). Recadrez l'image pour supprimer les bords inutiles. Enregistrez le fichier dans le format souhaité, généralement PDF pour les textes ou JPEG pour les images. Nommez le fichier de manière significative pour faciliter son identification et son classement. Et enfin, sauvegardez le fichier sur votre disque dur, un support externe ou dans le cloud pour garantir sa sécurité.