Entre présentiel et distanciel, le nouveau casse-tête des réunions asymétriques
Désormais courantes, les réunions avec une partie des participants dans une salle et l'autre partie à distance, sont souvent difficiles et inconfortables. Louis Vareille, réuniologue et auteur de « La réunionite, ça suffit ! », parle ainsi de réunions asymétriques. Comment les rééquilibrer ? Comment gagner en efficacité ? Il nous livre ici quelques astuces 🙂
Natacha : Qu'entendez-vous par réunion asymétrique ?
Louis : Une réunion asymétrique est une réunion où certains participants sont présents dans une même pièce et d'autres sont à distance, dans d'autres bureaux, en télétravail ou dans un espace de coworking. Certains parlent de réunions hybrides. Je préfère les qualifier d'asymétriques parce qu'elles font vivre des expériences décalées aux participants. On pourrait les comparer aux vols spatiaux habités : les astronautes à distance ne vivent clairement pas la même expérience que les équipes dans la salle de contrôle du centre spatial…
Natacha : D'après vous, comment rééquilibrer ces réunions pour les rendre plus efficaces ?
Louis : Il faut avant tout remettre de la symétrie dans l'asymétrie ! Par exemple, en demandant à chacun d'utiliser la webcam de son ordinateur, y compris ceux présents dans la salle, associé à l'utilisation d'un speakerphone. Cela va permettre à chaque participant d'être présent sur la galerie de la visioconférence de manière équitable et d'être bien entendu par tous. Il peut être utile de confier l'animation de la réunion à une personne à distance pour équilibrer les discussions et s'assurer de donner la parole à tout le monde. Enfin, je conseille de limiter la projection de slides, que ce soit dans la salle ou bien en partage d'écran, de manière à garder en permanence un contact visuel avec tous les participants et maintenir l'attention et l'engagement de tous.
Natacha : Il faut donc accorder une importance particulière aux personnes à distance ?
Louis : Oui tout à fait, il est primordial de tout mettre en œuvre pour les inclure au maximum dans ces réunions pour éviter les décalages. Il convient de commencer par un tour de table en début de réunion, puis dans les discussions, de les interpeller en premier de manière nominative. Il est également important d'exclure tout échange parallèle dans la salle. Les blagues et discussions informelles génèrent brouhaha et confusion très désagréables pour les personnes à distance. Pour éviter cela, on peut désigner ce que j'appelle un régulateur empathique qui va penser à l'expérience vécue par les distants, et inciter les personnes présentes dans la salle à se comporter de manière respectueuse.
Natacha : Une dernière astuce ?
Louis : Quand la réunion est terminée, les discussions doivent s'arrêter dans la salle ! Rien de pire que de vivre une réunion en étant à distance et d'avoir le sentiment que les discussions continuent et que des décisions seront prises sans nous… !