Comment utiliser la technologie en réunion ?
Si la plupart des entreprises ont accès à des outils modernes et performants, nombreuses sont les réunions qui pataugent à cause de leur utilisation. Pourtant, ces outils technologiques peuvent être vraiment bénéfiques aux meetings, surtout en visioconférence. On en parle avec Louis VAREILLE, réuniologue, dans le podcast SOS Réunions.
Les 3 ingrédients d’une réunion réussie
Karin REED, une experte américaine, évoque 3 dimensions pour la réussite des réunions à distance.
- Le hardware : le matériel du type speakerphone, écran, tableau…
- Le software : les logiciels de visioconférences notamment
- Le skillware : les compétences à utiliser ces outils
Selon elle, disposer du bon matériel et des bons logiciels ne suffit pas pour garantir la qualité d'une réunion. Et que tout ce qui touche aux compétences est essentiel.
Le 4e ingrédient
Je me suis permis de reprendre son idée et d'y ajouter une 4e dimension : le roomware incluant l’aménagement de la salle incluant la disposition générale, tables, sièges, acoustique, lumière...
Le lieu dans lequel se déroulent les réunions est essentiel. On peut même dire que la configuration de la salle va être déterminante en fonction de l'objectif poursuivi.
Les derniers mois nous ont montré combien la salle principale doit être adaptée à l'exercice, notamment pour les réunions asymétriques qui sont devenues le new normal dans beaucoup d'organisations.
C'est bien la combinaison de ces 4 dimensions qui fait la réussite d'une réunion.
Hardware : les équipements informatiques en réunion
Beaucoup de technologies existent depuis plusieurs années : ordinateur portable, webcam, speakerphone sans être vraiment utilisées pleinement. La pandémie récente a permis de voir ces technologies disponibles pour tous.
En parallèle, les débits qui permettent d'utiliser sa caméra en toute circonstance sont maintenant disponibles.
De nouveaux matériels sont arrivés comme de nouvelles caméras dans les salles qui permettent de créer une galerie à partir d'une prise de vue collective (Sight de Logitech)
Software : les fonctionnalités des visioconférences
Tout le monde connaît et utilise maintenant les Teams, Zoom, Webex et autres plateformes de visioconférence. Et leurs fonctionnalités s'enrichissent tous les mois !
Pour en citer quelques-unes :
- le chat
- la main électronique
- les différentes galeries
- les différentes manières de projeter des slides
- l'épinglage de participants
- le changement de noms
- le tableau blanc
- les sondages
- les sous-titres
- l'enregistrement...
Associées à d'autres applications comme les outils de coédition, les outils de planification, les messageries instantanées, les Slacks, les Trello, l’Intelligence artificielle, ces fonctionnalités permettent de rendre le travail collaboratif synchrone et asynchrone de plus en plus facile.
Mais un des problèmes reste l'usage de ces technologies...
Skillware : l’utilisation des technologies en réunion
J'observe souvent un vrai décalage entre les capacités offertes par les outils et l'usage qu'il en est fait.
Sans doute avez-vous déjà vu des personnes qui pressent plusieurs fois la touche "Entrée" sur leur clavier au lieu de faire un saut de page sur Word. Et pourtant le raccourci a été créé dans les années 1980 par Microsoft.
Le skillware n'est pas toujours au rendez-vous.
Il est critique de prévoir des actions de formation pour que tous les utilisateurs sachent utiliser de manière fluide les outils.
J'ai eu la chance d'accompagner le déploiement de la visioconférence dans les centres de recherche de Danone en 1995. Nous avions mis en place un programme qui s'adressait à tous les ingénieurs de recherche. Trois heures de formation pour bien utiliser les outils et adapter les modalités d'animation.
Un investissement à haut rendement sur la qualité et le confort des interactions entre les équipes dispersées.
Cela est facile aujourd'hui alors que beaucoup d'options existent pour ces mises à niveau : tutoriels, formation synchrone, groupe d'utilisateurs, audit des pratiques.
3 conseils pour utiliser la technologie en réunion
Pour résumer :
- N'acheter que le nécessaire, que ce soit le matériel ou les logiciels. Si vous allez trop vite, vous allez sur-dépenser et perdre les utilisateurs.
- Former tout le monde à leur usage. C'est essentiel. Ne pas le faire a un coût caché faramineux.
- Explorer toutes les fonctionnalités pertinentes et les déployer de manière progressive et déterminée.