Comment réussir une réunion d’équipe ?
Souvent hebdomadaire, la réunion d’équipe est un rituel dans de nombreuses entreprises… pour ne pas dire toutes ! Mais si elle est incontournable, elle a une efficacité variable. Comment s’y prendre pour la rendre agréable, efficace et productive ? On en discute avec Louis VAREILLE, notre réuniologue préféré dans le podcast SOS Réunions.
Est-ce que la réunion d’équipe est vraiment utile ?
La réunion d'équipe est indispensable pour faire équipe. C'est le lieu de la solidarité. C'est de lieu de l'appartenance. C'est le lieu de la mise en mouvement collective. Attention cependant. Ce n'est pas le lieu pour gérer les projets.
Quel est le rythme idéal pour une réunion d’équipe ?
C’est difficile de faire une recommandation. Cela dépend du format.
- Dans le monde de l'informatique agile, l'équipe se réunit quotidiennement en début de journée. C'est le standup ou daily meeting.
- Dans beaucoup d'organisations, les réunions d'équipe sont hebdomadaires.
- Dans d'autres cas, l'équipe va se réunir mensuellement. Par exemple pour un Comité Exécutif, voire tous les trimestres pour un Conseil d'administration.
Souvent, le rythme de la réunion d'équipe va se caler sur celui de l'équipe de direction pour que l'information circule de manière fluide dans toute l'organisation.
Le format, le rythme de la réunion d'équipe doivent être définis par l'équipe elle-même.
Quel est le nombre maximal de participants en réunion ?
C'est peut-être par là que nous aurions pû débuter.
Jeff BEZOS le patron d'Amazon propose la règle des deux pizzas : pas plus de personnes que le nombre qui pourrait être nourri par deux pizzas, c’est-à-dire 8 personnes.
Beaucoup d'experts recommandent 6 à 8. Suffisamment pour apporter de la diversité dans les discussions. Pas trop pour que tous soient utiles et puissent contribuer à la prise de décision.
Plus l'équipe est grande, moins on a de chances d'avoir des sujets qui intéressent tous ses membres et plus est difficile de laisser à chacun le temps d'exposer ses idées au groupe.
Quel est l’objectif d’une réunion d’équipe ?
Je dis souvent que la réunion de projet est une étape sur le chemin du projet pour le conduire de son lancement à son succès. De la même façon, la réunion d'équipe est une étape qui conduit l'équipe de sa constitution à son excellence.
Donc la réunion d'équipe ne traite jamais de projet, sauf s'il s'agit d'un projet d'équipe qui intéresse et surtout concerne toute l'équipe.
La réunion d'équipe est le lieu pour construire l'excellence de l'équipe :
- clarification du rôle de chacun
- développement de la solidarité
- renforcement de l'appartenance
C'est essentiellement en réunion d'équipe que l'on va construire la sécurité psychologique dans un groupe. La capacité de chacun à prendre des risques interpersonnels.
Faire la différence entre réunion d'équipe et réunion de projet
Attention, les projets doivent être traités en réunion de projet ou en réunion bilatérale, que l'on appelle parfois one-to-one. Pas en réunion d’équipe.
J'assiste souvent à des réunions d'équipe ou des comités exécutifs durant lesquels sont traités des sujets qui devraient être traités entre deux personnes ou bien par des groupes dédiés.
Lorsque j'accompagne des organisations pour réinventer leur gouvernance, je les incite à construire un système qui tient compte des différents formats : réunions bilatérales, réunions de projet. La réunion d'équipe s'intéresse alors à ce qui n'est pas traité ailleurs.
Donc la réunion d’équipe c’est l'obsession de l'excellence et la sécurité psychologique ?
Absolument la poursuite de l'excellence et la sécurité psychologique.
Poursuite de l'excellence en provoquant des opportunités d'interactions synchrones et asynchrones. Cela peut être en confiant des petites missions transversales à conduire par des sous groupes. En provoquant des débats d'idées et en développant la capacité à prendre des décisions.
Construction de la sécurité psychologique en permettant à chacun de donner le meilleur de son talent et un peu de sa vulnérabilité, chef d'équipe compris. Sans doute avez-vous déjà observé comment entendre son ou sa boss dire "je me suis trompé" peut changer les choses.
Avez-vous une astuce pour bien terminer une réunion d’équipe ?
Ce n'est pas vraiment une astuce. Juste une pratique qu'il convient d'appliquer de manière systématique. Ne jamais finir une réunion d'équipe, sans prendre le temps d'un tour de table pour que chacun exprime son ressenti et que des idées émergent pour faire mieux lors de la suivante. C'est comme cela que va se construire l'excellence.