Comment rédiger un compte-rendu de réunion ?
« Les paroles s’envolent, les écrits restent », si cette citation d’Horace remonte à l’Antiquité, elle n’en reste pas moins très actuelle. Notamment quand il s’agit de compte-rendu de réunion. Auteur du livre « La réunionite, ça suffit », Louis VAREILLE explique sa méthodologie au micro du podcast Bruneau « SOS Réunions ».
Que doit-on écrire dans un compte-rendu de réunion ?
Trop souvent oublié, le compte rendu est pourtant indispensable pour valoriser le résultat des discussions de réunion. Notamment l’alignement et les engagements pris. Il doit contenir les éléments clés : les décisions et les plans d’action. De façon succincte mais claire.
Il doit par ailleurs être fait au moment de la réunion. J’assiste souvent à des Comités de Direction où le compte-rendu a une vie parallèle aux discussions. Il est confié à une assistante qui le rédige et le diffuse ensuite avec, dans certains cas, une relecture. Cela ne fonctionne pas ! Le compte-rendu est un acteur de la réunion. Il doit être dans la salle.
Qui doit rédiger le compte-rendu de réunion ?
Idéalement, le compte-rendu doit être rédigé par une personne autre que l’animateur de la réunion. Pour plusieurs raisons :
- pour libérer l’animateur de la charge mentale de la prise de notes
- pour responsabiliser un participant pour noter les décisions, tout en veillant à les faire valider par tous
- pour pouvoir le relire en fin de réunion pour vérifier que les engagements essentiels sont entendus à nouveau par tous
Comment prendre des notes en réunion ?
Il y a deux façons de prendre des notes : de façon informatique directement sur un ordinateur portable ou de façon manuscrite sur un bloc-notes, un cahier, un paperboard... L’ordinateur permet de gagner du temps à la retranscription, le cahier permet à la personne qui note d’être plus naturellement présente dans la réunion (pas de risque d’être distraite par un e-mail qui arrive par exemple).
À qui doit-on envoyer le compte-rendu ?
Il y a deux possibilités : envoyer le compte-rendu aux participants de la réunion ou envoyer le compte-rendu aux autres ?
Il est rare que l’on se mette au travail sur la base d’un compte-rendu d’une réunion à laquelle on n’a pas participé.
Je préconise donc d’envoyer le compte-rendu aux participants.
Quel est le délai idéal pour la diffusion ?
Pour qu’un compte-rendu soit utile, il faut pouvoir l’envoyer très rapidement. Si une personne est chargée de sa rédaction, elle doit être capable de le diffuser immédiatement, dès la fin de la réunion. Il n’a pas besoin d’être vérifié puisque, de fait, le compte-rendu a été vérifié en fin de réunion.
Ma tactique que je recommande est de préférer un texte court et rapide, plutôt que long et lent. Un compte-rendu de réunion reçu trop longtemps après la réunion, voire quelques heures avant la suivante, n’a pas d’intérêt ni de sens.
Le compte-rendu doit servir à mettre les gens en action « allez au boulot », plutôt que « regardez comme on a bien travaillé ».