Comment organiser efficacement son poste de travail ?
Trier, classer, ranger… Que vous soyez en bureau individuel, en espace partagé ou à domicile, une organisation efficace de son poste de travail est essentielle pour créer un environnement stimulant et fonctionnel. Prêt à transformer votre espace pro ? Suivez le guide !
Pourquoi bien organiser son bureau ?
Productivité et concentration : l’impact d’un environnement rangé
Que diriez-vous de revoir l'organisation de votre bureau pour le rendre (encore) plus inspirant ? Après tout, on passe une grande partie de notre vie au travail, alors autant s'y sentir bien !
On commence par dire stop à l’accumulation de documents, de fournitures ou d’objets inutiles, qui surchargent visuellement le bureau et nuisent à la concentration. Ce n’est un secret pour personne, un bureau bien organisé permet d’augmenter la productivité, aide à être plus focus sur ces tâches de la journée et à réduire les oublis. Éliminer le superflu = un environnement propice à l'efficacité et à la sérénité.
Ergonomie et bien-être : éviter la fatigue et les troubles musculosquelettiques
L’aménagement du poste de travail est un levier important pour se sentir bien au bureau. Un mobilier mal adapté ? Bonjour les tensions musculaires et les douleurs aux épaules, au dos ou aux poignets.
Afin d’éviter ces troubles musculosquelettiques, il est conseillé de s’équiper de mobilier et d’accessoires ergonomiques, de la chaise ajustable, au repose-pieds en passant par les rehausseurs d’écran ou la souris verticale.
N’hésitez pas à contacter le médecin du travail pour obtenir quelques astuces sur la bonne posture à adopter derrière son ordinateur. Être bien installé va préserver votre santé sur le long terme et vous éviter des douleurs chroniques, de mauvais augure pour le moral et la productivité.
Image professionnelle : un bureau rangé renforce votre crédibilité
Quoi qu’on en dise, l’image compte. Un bureau fouillis ? Vous ne véhiculez pas un super signal ! Alors qu’un espace de travail rangé et structuré donne une image soignée et inspire confiance à vos collègues, vos partenaires, vos clients. Vous montrez que vous savez prioriser et organiser vos idées. En somme, vous renforcez votre crédibilité.
5 étapes pour un bureau optimisé
1. Désencombrer pour mieux repartir
Vous voyez cette pile de papiers qui prend la poussière dans le coin de votre bureau ? Regardez-la droit dans les yeux et posez-vous ces quelques questions : avez-vous vraiment besoin de ces documents ? Quand et à quelle fréquence servent-ils ? Si vous ne savez pas répondre avec certitude, alors JETEZ.
De même, un peu de nettoyage parmi les nombreux fichiers de votre ordinateur pourraient bien vous clarifier les idées, pensez-y.
Nos conseils : prenez la pile de documents par le dessous, vous commencerez ainsi par trier les plus vieux papiers, ce qui devrait être plus facile. Consacrez aussi un temps fixe chaque semaine à cette tâche. Promis, vous gagnerez en clarté et en efficacité.
Ce petit rituel va maintenir votre bureau bien rangé sans effort. Et si l’envie de motiver les troupes vous anime, il peut même être ritualisé en équipe avant chaque week-end.
2. Organiser ses accessoires pour plus d’efficacité
Que ce soit en open space ou en bureau individuel, l'organisation est la clé d'un travail efficace et performant. Bien plus qu'un meuble, votre espace de travail est là pour vous accompagner dans vos tâches quotidiennes. Encore faut-il savoir en optimiser l'aménagement. On est sympa, on vous donne quelques conseils pratiques.
- À portée de main : on ne veut voir qu'ordinateur, clavier, souris, agenda, et petites fournitures. C'est tout !
- À proximité : documents quotidiens et dossiers en cours, courrier du jour, rien de plus. À noter : ce sont de parfaits candidats pour les corbeilles à papier superposables ou les trieurs.
- Dans le caisson : fournitures ponctuelles, documents sensibles et affaires personnelles... On n'oublie pas de le fermer à clé le soir, si nécessaire.
- Sur les étagères de la bibliothèque : les classeurs de facturation et les dossiers récents. Le rangement en hauteur est idéal pour gagner de la place dans les petits espaces.
- Dans l'armoire : les dossiers suspendus, les boîtes d'archives, les anciens dossiers et factures...
- Autour de vous : on laisse de la place, c'est une question de sécurité ! On doit pouvoir circuler sans encombre.
- Dans l'ordinateur : on hiérarchise et on nomme les dossiers électroniques de la même façon que les classeurs. C'est une habitude à prendre qui permet de gagner un temps fou.
Les bons accessoires de bureau ne sont pas seulement pratiques : ils facilitent les automatismes et diminuent les gestes inutiles. L’objectif, vous l’aurez compris, est d’accessoiriser sans encombrer.
3. Structurer le classement des documents
Pour éviter les pertes d’infos et gagner du temps au quotidien, classer ses papiers et dossiers est indispensable, d’autant plus quand on le fait avec des supports adaptés : classeur, chemise, trieur, corbeille à courrier…
Associez chacun de ces outils à une fonction : à traiter (dans la corbeille par exemple), à archiver (dans une chemise), à transmettre (dans un classeur). Et n’hésitez pas à y apporter un peu de peps avec des étiquettes colorées !
4. Repenser l’ergonomie du poste de travail
Luminosité et hauteur de l'écran, ajustement du siège et des accoudoirs, hauteur du bureau, éclairage... N'hésitez pas à prendre quelques minutes pour bien vous positionner devant votre écran et vous assurer que tous les réglages ergonomiques conviennent. Ils sont trop souvent oubliés et pourtant très efficaces pour lutter contre la fatigue.
Quelques ajustements simples, adaptés à vos usages et votre morphologie, vont aider à prévenir la fatigue :
- Utilisez un support pour rehausser l’écran à hauteur des yeux
- Ajustez la chaise pour que vos pieds reposent à plat (et/ou utilisez un repose-pieds)
- Orientez la lumière pour éviter les reflets
- Positionnez clavier et souris de façon à ne pas tordre le poignet
Selon le budget alloué, vous pouvez opter pour du mobilier modulable (bureau assis-debout, fauteuil ergonomique), ajoutez un repose-poignets ou installez un support pour double écran.
5. Personnaliser son espace
La déco, ce n'est pas que pour la maison : vous avez le droit de vous sentir bien — aussi— au travail. Un petit bibelot, une photo de vos enfants ou de votre chat, une plante verte, une citation inspirante, un moodboard... L'idée est de créer un espace sympa dans lequel vous aurez plaisir à réfléchir. En plus, une ambiance cosy vous apaisera en cas de stress.
Attention à ne pas surcharger votre bureau, au risque de mettre votre concentration et votre efficacité à rude épreuve. Point trop n’en faut !
Les indispensables pour un poste de travail bien organisé
Voici une liste non exhaustive des fournitures à posséder pour organiser efficacement son bureau :
- Pot à crayons : comme son nom l’indique, pour tous les stylos et crayons
- Organiseur de tiroirs : pour trier les petits objets
- Corbeille à courrier : pour classer ses courriers et documents
- Chemises : pour ranger et transporter tous ses dossiers
- Trieur : pour un classement rapide des documents par priorité
- Modules de classement à tiroir : pour archiver
- Classeur : pour conserver durablement les papiers importants
Tous ces accessoires vont contribuer à l'organisation du bureau et vous faciliter le travail jour après jour. Sélectionnez-les selon la fréquence d’utilisation, la nature des documents à ranger et l’espace disponible.
Foire aux questions – organisation de bureau
- Comment organiser un petit bureau partagé ?
Dans un espace restreint, il faut optimiser chaque centimètre. Maximisez l'espace vertical avec des étagères et des rangements muraux, et utilisez des solutions individuelles comme des caissons mobiles et des organiseurs de bureau.
- Quels accessoires utiliser pour un open-space ?
Dans un espace collectif, utilisez des solutions de rangement compactes et des accessoires favorisant l'intimité et le confort acoustique (casques anti-bruit, écrans de séparation).
- Comment éviter l’encombrement numérique ?
Triez vos e-mails, videz la corbeille, supprimez les doublons et centralisez vos outils sur des espaces de stockage en ligne (Drive, Cloud…). Pensez aussi à classer vos favoris et à nettoyer votre bureau virtuel régulièrement.