Comment gérer le temps en réunion ?
Si la mesure du temps est universelle, notre façon de le gérer, elle, est bien personnelle. C’est ainsi que certains sont toujours en retard, et d’autres toujours à l’heure. Et c’est pareil au travail. Comment commencer et finir les réunions à l’heure ? Laura GADOURY a demandé conseil à Louis VAREILLE.
Quelle est la durée idéale d’une réunion selon vous ?
On me pose souvent la question. La réponse est plutôt facile : la durée idéale pour une réunion est celle qui est nécessaire pour atteindre l'objectif.
Certaines études parlent parfois de 25 minutes. Mais je ne suis pas un big fan de ces données sur le temps de concentration d'une personne. Demandez à un étudiant pendant combien de temps il peut rester concentré devant un cours de droit fiscal ou une finale de coupe du monde de foot. J'anticipe que la valeur de 25 minutes sera incorrecte dans les deux cas.
Attention, également de ne pas partir sur la même durée par défaut quelle que soit la réunion. Il est souvent question de la loi de Parkinson (rien à voir avec la maladie).
La loi de Parkinson nous dit que toute activité va occuper le temps qu'on lui donne. Prévoir que l'essentiel des réunions durent une heure est à éviter. Sauf à vouloir s'économiser le temps de réflexion pour définir la bonne durée.
Comment gérer le temps en réunion ?
Anticiper : notamment le temps nécessaire pour accueillir les retardataires, pour lancer la réunion, pour traiter chaque sujet et prendre le temps de respirer entre les sujets. Il faut être pessimiste.
Responsabiliser : en donnant des consignes à chaque porteur de sujet sur le temps qui lui est alloué.
Organiser et faire respecter : avec un time keeper (gardien du temps).
Comment fait-on pour anticiper correctement la durée d’une réunion ?
Lorsque l'on construit un ordre du jour, il faut réfléchir et mettre un peu de jus de cerveau dans l'exercice. Au lieu de dire “1 heure - 4 sujets - 15 minutes par sujet”, mettre du jus de cerveau, c'est prendre le temps de se poser quelques questions :
- Quelle est la question posée ?
- Combien de personnes vont contribuer ?
- Quel est le niveau de complexité de la question ?
- Est-ce que de l'antagonisme peut émerger ?
Est-ce que le gardien du temps doit être différent de l’animateur ?
Oui. C'est mieux pour trois raisons :
- pour réduire la charge cognitive de l'animateur.
- pour avoir au moins une personne qui n'a pas d'autre choix que de rester attentive durant la réunion :)
- pour faire tourner la responsabilité pour que chacun prenne conscience de l'importance de ce rôle dans le groupe.
Lorsque la discussion a fait émerger un problème non anticipé. Que recommandez-vous ?
Quand un problème non anticipé émerge au milieu d'une discussion. J'appelle cela un caillou. J'ai pris cette expression à un ami.
Exemple. Quelqu'un prend la parole : "je ne pense pas que ce serveur pourra accueillir ce nouveau volume de données." Démarre alors une discussion sur les capacités du serveur, sur son âge, sur les deux demandes formulées depuis 6 mois qui sont restées sans réponse de la part de la direction générale… et bla et bla.
Une partie des personnes présentes va se mettre à casser le caillou ! Alors que ce n'est pas clairement pas l'objectif de la réunion et qu'une partie des experts du sujet ne sont pas dans la salle.
C’est exactement ce qu'il faut éviter. Il vaut mieux intervenir :
- "Attendez. C'est une bonne question. Je vous propose que nous la regardions vite."
- ou "Qui peut explorer et revenir avec une recommandation pour la semaine prochaine ?"
Vous voulez tenir le temps en réunion, identifiez les cailloux. Ne les cassez pas.
Et si le timing dérape ?
Lorsque l'on sent venir le dérapage, il faut intervenir là aussi.
“Je pense que nous n'allons pas pouvoir finir à l'heure. Que faisons-nous ?"
"Quel sujet reportons-nous ?"
"Comment faisons-nous pour travailler hors réunion et finir la discussion autrement ?"
A-t-on le droit de demander des prolongations ?
Prolonger une réunion est à éviter à tout prix. Cela revient à du harcèlement psychologique.
Notamment si c'est une demande du chef : "Nous avons presque fini. Je vous propose de prolonger notre réunion." Il est alors difficile de s'opposer, même si l'on sait que cela va nous conduire à ne pas respecter un engagement déjà pris : avec un collègue, ou un rendez-vous pour récupérer son bébé à la crèche.