Comment faire progresser les pratiques en réunion ?
Quand on y prête attention, les réunions reviennent souvent dans les conversations et pas toujours de façon positive. Elles agacent parfois, découragent… Pourtant, il n’y a pas de fatalité ! Au micro de Laura GADOURY pour le podcast SOS Réunions, Louis VAREILLE, réuniologue, nous donne des conseils pratiques.
Déclencher une prise de conscience
Si vous voulez faire progresser les pratiques dans votre organisation, il faut tout d’abord le décider. Pour de vrai. Cela peut prendre plus ou moins de temps… mais généralement cela se fait en plusieurs étapes, comme une courbe de transformation.
Le déni
« Chez nous, les réunions ? Tout va bien ! »
« Vous avez posé la question aux équipes ? »
« Non. Non. Mais tout va bien. »
La complaisance
« Nos réunions ? C’est vrai elles ne sont pas parfaites. Mais vous savez, on sort notre résultat et nous n’avons pas plus de turnover que nos concurrents ».
Le désespoir
« Nos réunions ? C’est une plaie. Elles gangrènent nos agendas… Nous avons fait une enquête sur les points irritants et la réunion est le premier de la liste. Et depuis que nous sommes en travail hybride, leur nombre a explosé. Nous ne savons vraiment pas comment faire. »
La décision
« Et si nous prenions le taureau par les cornes et lancions un projet ? »
La révélation
« Des solutions existent pour améliorer les réunions. Nous les avons testées. »
La consolidation
« Je n’arrive pas à comprendre pourquoi nous n’avons pas toujours fait comme cela. »
Analyser les réunions et mesurer la satisfaction des participants
Pour évaluer les réunions et récolter le ressenti de tous, plusieurs méthodes sont possibles.
Mener une enquête (de préférence anonyme) auprès des collaborateurs : vous pourrez connaître leur perception et mieux identifier les irritants.
Récemment, j’ai conduit une enquête dans une entreprise. Tout le monde était d’accord pour considérer qu’il était facile de prendre la parole en réunion. Mais en même temps, il y avait une majorité pour dire que le niveau d’énergie en sortant de réunion était plus bas que celui en entrant.
Demander aux participants d’évaluer les réunions : en faisant un tour de table en fin de réunion pour recueillir les commentaires. Ce n’est pas toujours facile. Mais c’est extrêmement puissant.
Utiliser l’application Roti.express : (ROTI pour Return On Time Invested, que l’on peut traduire par « valeur du temps passé »). C’est un outil qui permet d’évaluer une réunion par tous (animateur et participants, entreprise…) en moins de 30 secondes. Super pratique et efficace !
Demander à un tiers d’observer des réunions dans la vraie vie comme je le fais dans le cadre de mon métier de réuniologue. Lorsque j’interviens en observateur, il faut bien entendu que ce soit annoncé en amont de la réunion (pour ne pas prendre les participants au dépourvu).
Lorsque la réunion commence, je me mets en retrait et active ce que j’appelle le mode « hyper présence ». J’écoute. J’observe. Je suis attentif à mon propre comportement. Et j’essaie d’être à l’écoute de ce que me dit mon corps. C’est souvent très instructif.
À la fin de la réunion, je fais la liste de tout ce que je considère être des pratiques gagnantes et je propose en général une ou deux choses simples dont je sais qu’elles vont transformer les réunions à venir. Par exemple : commencer toute réunion en rappelant sa durée et en vérifiant que cela convient à tous, et prendre le temps de formuler toute décision sous forme de « Quoi ? Qui ? Quand ? ».
Avoir un comportement exemplaire
Selon les écoles, on dit qu’un escalier se balaie par le haut. Ou bien que le poisson pourrit par la tête. Je préfère reprendre une phrase d’Albert Schweitzer que je cite dans mon livre : « Parmi toutes les méthodes pour influencer les comportements, l’exemplarité est la seule ».
Imaginez : vous êtes sollicités pour intervenir dans un comité de direction. Si le DG regarde son smartphone pendant votre présentation, vous allez sortir de là en vous disant (consciemment ou inconsciemment) que faire comme le patron ou la patronne va vous permettre d’atteindre le sommet.
Dans toutes les organisations que j’accompagne, les choses ne bougent que lorsque les patrons et les managers bougent. Puis il faut expérimenter, en le disant et en acceptant de se planter.
Car dans le fond, 100% de ceux qui ont progressé, ont essayé !