Comment donner la parole à tout le monde en réunion ?
Au travail, pour faire passer ses idées, il faut pouvoir les énoncer. En réunion, on parle souvent de prise de parole. Comme si l’on prenait quelque chose de force. Et si on donnait la parole plutôt que chercher à la prendre ? Dans le podcast Bruneau « SOS Réunions », Laura GADOURY a interrogé Louis VAREILLE, réuniologue.
Comprendre les besoins des introvertis et des extravertis
Il faut comprendre la différence entre les profils des participants. On se dit parfois : l’introverti c’est le timide et l’extraverti le bavard. Ce n’est pas exactement ça. En réalité, l’introverti a besoin de silence, d’espace et de temps pour trouver les idées, alors que l’extraverti va trouver ses idées en parlant.
Avant la réunion : motiver et préparer les participants
Si vous voulez que tous les participants participent, il y a beaucoup de choses à faire. Tout particulièrement avant la réunion :
- formuler le bon sujet qui va donner envie et l’ordre du jour qui va avec
- inviter les bonnes personnes qui auront envie de participer
- faire travailler les participants en amont pour qu’ils viennent préparés
Au lancement de la réunion : poser le cadre
- Il faut d’abord annoncer qu’on souhaite entendre tout le monde
- Expliquez ensuite le déroulement de la réunion : on va d’abord laisser la parole à Julie, puis ensuite on fera un tour de table, etc. On va créer de la certitude chez les participants et l’introverti va être ainsi rassuré.
- Poser des règles : rappeler par exemple qu’il convient d’être concis afin de pouvoir entendre tout le monde. Pour anticiper les gens exubérants, vous pouvez aussi annoncer que vous donnerez la parole de façon nominative.
- Vérifier que les règles conviennent et qu’elles sont bien claires pour tous. Ça permettra de mieux les faire respecter pendant la réunion.
Pendant la réunion : respecter les règles, l’objectif et donner du rythme
- Durant la réunion, il faut respecter le cadre qui a été posé au début et faire appliquer les règles. Cela rassurera les participants, notamment les introvertis.
- Rester focalisé sur l’objectif et la mise en œuvre des modalités définies pour éviter les digressions.
- Mettre des vitamines dans l’animation. Varier le tempo. Varier les sujets. Varier les activités.
- en présentiel : varier le rythme en demandant de poser à l’écrit certaines idées par exemple, faire des petits groupes…
- à distance : partage d’écran, mise en salle (qui facilite l’expression de tous) , chat, tableau blanc, sondage…
L’important c’est qu’il y ait de la variété dans les activités, dans le tempo et que tous s’y retrouvent . Mais surtout trouver les moyens de créer un espace où les participants les plus réservés ou bien les nouveaux qui n’oseraient pas, puissent réfléchir et prendre la parole.
À la fin de la réunion : synthétiser les décisions et redonner la parole
En fin de réunion, prenez le temps de faire la synthèse des décisions prises, pour montrer que le temps de chacun a été utile. Prenez aussi le temps de redonner la parole à tous, avec un tour de table en demandant « Que pensez-vous de ce que l’on a fait ? ». C’est une manière d’habituer le plus grand nombre à prendre la parole en réunion, à oser et à être plus à l’aise pour la suivante.