Comment donner envie aux participants de venir en réunion ?

Vous avez parfois du mal à motiver les troupes à aller en réunion ou à créer de l’engagement autour d’un projet ? Dans cet épisode de « SOS Réunions » animé par Laura GADOURY, Louis VAREILLE, réuniologue, nous donne des conseils pratiques pour redonner goût aux réunions.

Bien formuler l’objectif de la réunion

Toute réunion doit se formuler par son objectif, qui doit être un résultat concret.

En général, l’objectif est une réponse à une question.

• Quelles sont les idées que l’on doit trouver pour résoudre ce problème ?
• Parmi les options A ou B, laquelle doit-on choisir ?
• Est-ce que vous êtes tous à fond pour accompagner ce nouveau projet dans l’organisation ?

Pour vous aider à identifier l’objectif de la réunion, posez-vous la question suivante : « Qu’est-ce qui me fera dire que le temps volé aux participants aura été bien utilisé ? »

Une fois l’objectif trouvé, il faut faire le casting des participants au meeting.

Bien choisir les participants à la réunion

Demandez-vous : « Quel est le - plus petit - nombre de personnes dont j’ai besoin pour cette réunion ? ». Et faites attention à la fameuse paresse sociale que l’on peut résumer en « plus on est, moins on fait ». Il faut être très attentif à faire venir les gens nécessaires, ceux qui ont envie de contribuer. D’autant plus qu’aujourd’hui, tout est compétition attentionnelle. Il est tellement compliqué de tenir les gens en réunion, de bien les utiliser… Si vous voulez que les gens soient actifs en réunion, choisissez-les bien.

Avant la réunion : préparer et responsabiliser

• Vérifier que tout le monde peut venir ! C’est la base mais c’est parfois oublié…
• Créer un ordre du jour attractif des différents sujets à aborder, sous forme de questions comme déjà évoqué
• Désigner des porteurs de sujet : des individus qui auront la responsabilité de porter un sujet, de le défendre et d’aller chercher la réponse à la question qu’ils viennent poser à la réunion
• Donner du travail en amont pour que les gens viennent préparés : donner des choses à lire, des questionnaires à traiter, de faire travailler les gens en duo ou trio… Les participants seront beaucoup plus engagés dans la réunion car ils auront quelque chose à présenter, à défendre….

Dans la salle de réunion : vérifier le matériel pour bien travailler

Une belle étude de la société Barco nous indique que 10% du temps des réunions sont consacrés à des problèmes techniques. Vous voulez faire vivre de bonnes réunions à vos participants, soyez implacables avec la préparation technique.

• Il reste des feuilles au paperboard ?
• Les marqueurs du tableau blanc fonctionnent-ils encore ?
• Si la réunion est hybride : les haut-parleurs ou le système de visioconférence fonctionnent-ils correctement ?
• Les câbles HDMI pour connecter votre ordinateur sur le vidéoprojecteur sont-ils là ?
• La connexion internet est-elle opérationnelle ?
• Etc.

À la fin de la réunion : donner la parole et finir par une note positive

Pour que les gens aient envie de venir à une réunion, il faut qu’ils gardent un bon souvenir de la précédente. Je suis certain que vous avez tous en tête des choses comme « Je vais au meeting de Samia. Je sais que ça va avancer ! » ou à l’inverse « Demain, réunion avec Paul. On va encore devoir écouter ses histoires une partie de la matinée… » 🙁

Si vous voulez que les gens viennent motivés, il faut les motiver à la fin de la réunion précédente. Pour cela deux astuces :

• donner la parole aux participants en fin de réunion pour prendre en compte des remarques pour faire mieux la fois suivante : « Qu’est-ce que vous avez pensé de la réunion ? ». Cela permet de montrer que l’on est soucieux de faire progresser les pratiques.
• et toujours finir la réunion par quelque chose de sympa, de positif, de précis. Exemple : « Aujourd’hui, à un moment, on s’est un peu frotté mais je trouve qu’on a trouvé une solution qui plaît à tout le monde, je suis content » ou « Aujourd’hui, tout le monde a pris le temps de lire les documents à l’avance, j’ai l’impression que ça a participé à la qualité de nos discussions ».

Essayez aussi souvent que possible de terminer vos réunions par quelque chose qui va mettre les participants en énergie en partant et donc motivés pour la suivante 🙂