Comment choisir une imprimante ?

Vous souhaitez acheter une imprimante mais vous ne savez pas comment choisir le modèle le plus adapté à vos besoins ? Mono ou multifonction, formats, couleurs, connectiques… Voici les questions essentielles à vous poser avant d’investir dans un nouveau matériel d’impression.

Imprimante monofonction ou multifonction ?

S’il peut être tentant de vouloir une imprimante dotée de toutes les fonctionnalités, il est important de se demander si cela sera parfaitement adapté aux utilisateurs, aux besoins, à l’espace de travail. On peut souhaiter conduire une Ferrari mais sur un chemin de terre par exemple, un 4x4 sera toujours plus pertinent.

• Les imprimantes monofonction se concentrent comme leur nom l’indique sur une seule fonction : l’impression de documents (en noir et blanc ou en couleur). Elles sont moins chères que les modèles multifonctions et sont souvent compactes.
• Les imprimantes multifonctions permettent à la fois d’imprimer, de scanner, de photocopier, et même de faxer. Elles sont ultra polyvalentes et trouvent bien souvent leur place au sein d’une équipe.

Impression en noir et blanc ou en couleur ?

Pour bien choisir une imprimante, il convient de savoir quel type d’impression vous avez besoin. Pour vous aider à répondre à cette question, sachez que le choix peut se faire à la fois selon votre métier, selon les documents à imprimer mais aussi selon la qualité attendue.

• Une impression noir et blanc suffira pour des documents comptables, des notes internes, des fichiers Word ou Excel, des étiquettes d’adressage, etc.
• Une impression en couleur est souvent souhaitée pour des documents destinés à des clients, des impressions de photos, graphiques, dessins, etc.

Imprimante laser ou imprimante jet d’encre ?

Il n’y a pas de mauvais choix : là encore, tout est une question de besoin. S’il y a quelques années, les imprimantes jet d’encre offraient une impression parfois moins nette, ce n’est plus le cas ! La qualité d’impression est désormais équivalente. Même constat pour la manipulation des cartouches d’encre ou des toners : les fabricants ont fait des progrès et vous pouvez être tranquille quant à la crainte de taches.

• Une imprimante laser est parfaite pour imprimer rapidement de grandes quantités, cependant elle nécessite un temps de chauffe.
• Une impression jet d’encre est plus adaptée aux petits volumes d’impression. La vitesse d’impression d’une page est moins grande que celle d’une imprimante laser mais elle ne nécessite pas de temps de chauffe.

Formats d’impression et bacs à papier : la question du A3

Toutes les imprimantes professionnelles impriment sur du papier A4 (21 x 29,7 cm), la question du format se pose donc principalement pour le format A3 (29,7 x 42 cm). Si vous avez besoin d’imprimer sur du papier A3, assurez-vous que l’imprimante puisse prendre en charge ce format et faites surtout attention à la capacité de charge des bacs à papier.

De nombreuses imprimantes proposent d’imprimer sur du A3 mais en utilisant un chargeur manuel sur lequel vous serez obligé de venir disposer les feuilles à chaque impression. Si vous imprimez régulièrement en A3 (ou A4+), on vous recommande d’opter pour une imprimante avec 2 chargeurs à papier : 1 bac à papier dédié au format A4 et 1 bac à papier dédié au format A3.

Imprimez-vous en grande quantité ?

Vous avez du mal à répondre à cette question ? Réfléchissez en nombre de ramettes : combien achetez-vous de ramettes de papier ? Et à quelle fréquence ? Une ramette contient 500 feuilles. On peut considérer qu’à raison de 8 ramettes par an et par personne, la consommation devient plus importante que la moyenne. Ce critère de choix est crucial pour trois raisons.

• D’un point de vue pratique : si vous imprimez de grandes quantités de papier, vous devez choisir une imprimante avec des bacs volumineux car, si ceux-ci sont trop petits, ils ne suivront pas la cadence de vos impressions et vous devrez régulièrement recharger le papier.
• D’un point de vue financier : si vous avez de gros volumes d’impressions, le tarif et le type de consommables (cartouches d’encre, toners, réservoir d’encre) doivent être étudiés de près pour éviter les déconvenues. La fonction recto verso automatique peut aider, quant à elle, à faire des économies de papier.
• D’un point de vue délai : lorsque l’on imprime de nombreuses pages, il est préférable de s’intéresser à la vitesse d’impression des imprimantes. Exprimée en nombre de page imprimée par minute (ppm), cette info vous permettra d’affiner votre choix.

Besoin d’imprimer de manière discrète voire confidentielle ?

Vous ne souhaitez pas que votre impression puisse être vue par d’autres collaborateurs ? Certaines imprimantes offrent la possibilité de mettre en fil d’attente les documents jusqu’à ce que vous déclenchiez leur impression grâce à un module de sécurité sans contact ou NFC (Near Field Communication). Il vous suffit d'approcher votre smartphone ou tablette du TAG (logo spécifique) situé sur l'imprimante.

Et pour encore plus de sécurité, il existe aussi des applications (créées par les grandes marques : Epson, Brother, HP, Samsung…) qui permettent d'imprimer, de scanner ou de faxer un document directement depuis un smartphone ou une tablette sans avoir besoin d'accéder à un réseau d'entreprise.

Quelles connectiques pour votre imprimante ?

La question est intéressante à se poser selon la disposition de l’imprimante et le nombre de ses utilisateurs.

• Si l’imprimante est dédiée à un seul utilisateur et disposée sur son bureau, un câble USB suffira à faire la connexion à un ordinateur.
• Si l’imprimante a pour vocation d’être partagée en réseau, il lui faut soit un câble RJ45, soit une connexion wifi.

L’importance des connectiques peut aussi varier en fonction des usages et besoins.

• Un port USB hôte (à ne pas confondre avec le port USB principal) est situé en façade ou sur le côté de l’imprimante. Il permet d'imprimer directement un document stocké sur un support USB (clé, disque dur externe, appareil photo numérique…), ou de scanner un document vers le support USB… le tout sans avoir à passer par un ordinateur.
• Le lecteur cartes média est situé sur l'avant de l'appareil, les fentes correspondent aux différents types de cartes (SD, SDHC, etc.). Comme pour le port USB hôte, après introduction, vous imprimez directement sans avoir à passer par l'ordinateur.