Comment aménager un open space pour travailler en mode flex office ?

La crise du Coronavirus incite les entreprises à repenser leurs espaces de travail, notamment les open spaces, qui doivent aujourd'hui être réaménagés pour tenir compte des contraintes sanitaires. Combiné au télétravail, le flex office, autrement dit le bureau partagé, arrive en tête de liste parmi les solutions. Voici quelques pistes de réflexion pour ré-agencer vos espaces ouverts et garantir la santé et la sécurité des salariés.

Compartimenter les espaces

Il existe aujourd'hui de nombreuses solutions pour segmenter les espaces ouverts : cloisons fixes ou amovibles, panneaux acoustiques, étagères, plantes vertes… Ces équipements permettent facilement de créer de nouvelles zones de travail réparties en petites unités dans un même espace. Idéal pour casser l'effet « batterie de bureaux » et utile pour protéger les salariés en cas d'épidémie.

En finir avec les bureaux attitrés

Fini les tiroirs remplis de papiers, les post-it et les photos de vacances au mur… place au partage ! Plus personne n'a de place attitrée, chacun s'installe où il le souhaite. Chaque salarié, muni de son ordinateur portable et de ses dossiers personnels, doit donc pouvoir se placer simplement sur n'importe quel bureau. Cela suppose qu'ils soient tous équipés d'écran et des câbles d'alimentations nécessaires.

Proposer des solutions de rangements

Dans cette configuration, il est indispensable de mettre à disposition des vestiaires individuels pour que chacun puisse déposer ses affaires personnelles en toute sécurité. Rien ne doit rester le soir sur les bureaux. Les salariés doivent donc soit repartir avec leurs dossiers sous le bras, soit les déposer dans un casier nominatif pour les retrouver le lendemain ou la semaine suivante.

Aménager des espaces pour les réunions informelles

Canapés acoustiques, tables et chaises hautes… Les salariés doivent pouvoir se réunir en petit comité, passer un appel téléphonique à un client en toute intimité, ou encore avoir une conversation informelle avec des collègues.

Renforcer le nettoyage des bureaux

Pour assurer une propreté constante des bureaux partagés, le nettoyage des bureaux doit se faire quotidiennement. Il sera d'autant plus facile et efficace qu'avant de partir, chacun fait place nette en emportant toutes ses affaires, en jetant ses gobelets etc. Vous pouvez mettre des produits nettoyants à disposition de chaque salarié pour qu'il passe lui-même un petit coup de chiffon à son arrivée et son départ :)

Personnaliser l'espace collectif

Pour compenser la dépersonnalisation des postes de travail ou la perte de la notion d'appartenance, chaque équipe peut tenter de se réapproprier les lieux en participant à la décoration : objets personnels, tableaux, peintures, stickers, photos… Voilà en tout cas un beau sujet de brainstorming !

Si la combinaison télétravail / flex office est adoptée, le niveau de confort à la maison doit être le même que celui en entreprise. L'employeur doit veiller à ce que le salarié soit bien installé avec un vrai siège de bureau réglable, un écran si nécessaire, des accessoires ergonomiques pour éviter les maux de dos, un casque… Bref, le bien-être doit rester au centre des préoccupations, et il en va aussi de la productivité !

L'entreprise doit mener une réflexion approfondie sur l'organisation générale du travail et des équipes pour trouver le juste équilibre entre télétravail et flex office. Côté aménagement, avec un peu d'imagination, il est possible de réaménager les open space et de les transformer en espaces agréables et conviviaux, à condition bien entendu d'impliquer en amont les salariés dans la réflexion. Besoin d'aide pour réaménager vos espaces ?
Notre équipe d'experts en aménagement est à votre disposition pour vous aider dans vos démarches : bruneau-amenagement.fr