Comment améliorer les réunions ? Présentation de Louis VAREILLE, réuniologue
Le meeting, le call, la visio… S’il existe bien des mots pour décrire les réunions, il existe encore plus de façons de les vivre et de les pratiquer. Louis VAREILLE, réuniologue, en a fait sa spécialité. Au micro du podcast Bruneau « SOS Réunions » animé par Laura GADOURY, il raconte sa passion pour le sujet et confie quelques astuces concrètes pour améliorer les réunions.
Comment êtes-vous devenu réuniologue ?
En fait, j’ai une passion pour les collectifs, une passion pour la mise en mouvement de collectifs. Ça a commencé quand j’étais étudiant et ça m’a suivi toute ma carrière.
La réunion c’est le lieu de la mise en mouvement. C’est le lieu et le moment où l’on va décider ce que l’on va faire, et comment on va le faire. C’est le lieu pour donner de la perspective et donner du sens. C’est le lieu pour suivre les actions et célébrer les succès… C’est en réunion que tout cela se passe.
J’ai eu la chance d’animer plus de 12 000 réunions dans des conditions extrêmement variées, notamment à l’international. Et après 5 ans dans le conseil et 26 ans chez Danone, j’ai créé en 2017, l’École Internationale de Réuniologie.
En quoi consiste le métier de réuniologue exactement ?
En fait, « je répare les réunions et je soigne la réunionite ».
J’interviens pour accompagner des organisations très diverses qui ont décidé de s’intéresser à leurs pratiques en réunion.
- Je commence toujours par un diagnostic pour comprendre les bonnes pratiques, la culture et identifier les voies de progrès.
- Puis je fais une prescription, avec différents traitements : enquête approfondie, qualitative et quantitative, formation en salle, formation digitale, webinaires…
- Puis j’accompagne la convalescence avec des visites de suivi.
Ma chance est de pouvoir intervenir dans des organisations très différentes : entreprises industrielles, banques, cabinet de consultant, équipe de mairie. En ce moment j’accompagne une entreprise française internationale. J’ai formé le Comité exécutif et les équipes du siège en France en présentiel, et en distanciel, les équipes danoises, américaines et chinoises. Il est clair que ce projet va contribuer à une culture commune dans les interactions.
Par ailleurs, je pratique également alors que j’ai la chance de présider une grande association reconnue d’utilité publique.
Selon le dictionnaire, la réunion est le fait de réunir des choses séparées, de rassembler des choses éparses. Quelle serait votre définition de la réunion ?
Si je devais proposer une définition, je dirais simplement : une réunion est un rassemblement qui vise à faire avancer un projet et faire grandir des individus.
On passerait environ 10 ans de notre vie en réunion. C’est trop ? Qu’en dites-vous ?
Mon premier sujet de préoccupation n’est pas la quantité. Mais plutôt la qualité. Celle qui conduit les participants à se dire qu’ils ont perdu leur temps en réunion, voire qu’ils perdent peut-être leur temps dans cette entreprise.
J’étais avec un ami hier qui me disait que nombreux étaient les jeunes qui refaisaient leur CV à la sortie d’une mauvaise réunion.
Donc l’enjeu clé des bonnes réunions, c’est davantage l’engagement que la productivité.
Et les formats de réunion sont de plus en plus nombreux…
Bien entendu. Le nouveau monde hybride a fait émerger de nouvelles manières de se réunir. Avec des technologies incroyables et très souvent des pratiques qui n’ont pas été ajustées. En prenant du recul, il est possible de prendre conscience que beaucoup d'interactions sont des réunions. Et que les bonnes pratiques que je fais découvrir aux entreprises que j’accompagne s’appliquent partout.
Est-ce que ça peut marcher aussi pour les réunions de famille ? :)
Partout, oui ! Samedi, j’ai animé la 112e visioconférence familiale que nous tenons une fois par semaine depuis le 20 mars 2020 pour maintenir le lien. C’est le meilleur moment de la semaine pour mon papa de 91 ans qui est seul maintenant. Il prend des nouvelles de ses trois enfants, 11 petits-enfants et 18 arrière-petits-enfants. Il a appris cette semaine que le 19e était en route. Nous nous appelons de 8 pays différents.
Je mets mon billet que nous n’aurions pas tenu dans la durée sans appliquer quelques gestes simples de la Réuniologie comme par exemple :
- La ponctualité
- L’exigence sur la technologie et son utilisation (du micro et de la caméra)
- La manière avec laquelle je fais tourner la parole en veillant à une équité de temps de parole.
En lisant votre livre, j’ai pris le réflexe de faire des comptes-rendus par exemple… C’est facile, utile et quel gain de temps !
Intéressant effectivement. Nombreux sont les initiateurs de réunion qui oublient qu’une réunion vise le plus souvent à produire un plan d’actions : une liste d’engagements.
Les paroles s’envolent. Les écrits restent. Mettre par écrit en quelques lignes ce que l’on vient de décider augmente sensiblement les chances de voir le plan d’action mis en œuvre et vivre le plaisir de voir progresser les projets que l'on mène.
Il y a une phrase de Walt DISNEY que j’aime bien citer c’est : « Qu’est-ce qui fait la différence entre un rêve et un projet… Une date. »
Le livre « la Réunionite, ça suffit » de Louis VAREILLE est disponible aux Éditions Eyrolles.